Boek eenvoudig een vergaderruimte in Microsoft Outlook
Met de reserveringssoftware van add-on products voor vergaderruimtes kunt u eenvoudig een vergaderruimte boeken en de daarbij benodigde middelen, zoals schermen, beamers, maar ook de catering organiseren. Volledig geïntegreerd in Microsoft Outlook met een hoge gebruiksvriendelijkheid.
Beschikbaarheid van vergaderruimtes kan op verschillende manieren geraadpleegd worden. Boek eenvoudig uw vergaderkamer die voldoet aan al uw wensen, rekening houdend met onder andere het aantal personen, stoelopstelling en de beschikbaarheid van presentatiemiddelen.
Vergaderruimte beheerder
Bent u op zoek naar een eenvoudigere manier om uw vergaderingen te reserveren en te organiseren? Heeft u moeite met het vinden van beschikbare vergaderruimtes? Verhinderen late annuleringen een efficiënt gebruik van uw vergaderruimten, of wilt u weten welke ruimten overbezet zijn?
Gebruik ons reserveringssysteem voor vergaderruimten, Resource Central, om uw vergaderactiviteiten op een veel efficiëntere manier te beheren. Onze vergaderruimte software kan zowel on-premise, in uw eigen cloud als in de cloud van Add-On Products als SaaS-oplossing worden geïnstalleerd. Privacy proof volledig volgens de geldende AVG-richtlijnen.
Integreer met Microsoft Office 365, exchange
Ons reserveringssysteem voor vergaderruimten is speciaal gebouwd voor Microsoft Outlook ® , Office 365, Teams en de Exchange Server en stelt u in staat om snel en gemakkelijk de meest geschikte vergaderruimtes voor uw behoeften te vinden en te reserveren.
Zoek naar geschikte vergaderruimtes op één of meerdere locaties. Vind ideale vergaderruimtes op basis van filters, zoals videoconferentieruimtes of zaalcapaciteit in een gebruiksvriendelijke en intuïtieve interface.
Functionaliteiten
- Zoek en boek beschikbare vergaderruimten, middelen, apparatuur, auto’s en hot desks via Outlook®
- Catering, tafelschikking en andere diensten bestellen
- Boek terugkerende vergaderingen en diensten
Boek meerdere resources en bestel in één stap catering en extra services - Orderbevestigingen worden automatisch verzonden naar alle organisatoren van vergaderingen en dienstverleners
- Automatische workflow voor wijzigingen en annuleringen
Catering-items en menu’s op maat - Voedings- en allergeneninformatie bekijken
- Beheer boekingen en bestellingen namens uw collega’s met de functie ‘Assisting Organizer’
- Filter op specifieke locaties en vind beschikbare vergaderruimten met kleurgecodeerde interactieve plattegronden
- Beschikbaarheid van deelnemers aan interne vergadering bekijken
- Beheer resourcereserveringen met de functie ‘Booking Manager’
- Verberg of beperk selecties van bronnen waarvoor organisatoren geen toestemming hebben om te boeken
- Bekijk reserveringen en bestellingen
Outlook®-invoegtoepassing met platformonafhankelijke ondersteuning - Voer opgenomen standaardrapporten uit, zoals rapporten over resourcegebruik
- Registreer bezoekers vooraf, druk bezoekersbadges af, voer barcodescans uit en ontvang meldingen wanneer bezoekers arriveren
- Verwijder gevoelige gegevens handmatig of automatisch voor naleving van de AVG
- Gebruik de zelfregistratiekiosk voor snelle registratie
16 talen ondersteund door software
Registreer bezoekers en druk bezoekersbadges af
Registreer bezoekers vooraf, druk bezoekersbadges af, voer barcodescans uit en ontvang meldingen wanneer bezoekers aankomen. Verwijder bezoekersgegevens automatisch na een vooraf bepaald aantal dagen voor AVG / GDPR- compliance. Met Resource Central kunnen organisatoren van vergaderingen bezoekers vooraf registreren. Ook kunnen receptionisten bezoekers inchecken, aangepaste badges afdrukken en barcodescans uitvoeren om geregistreerde bezoekers bij te houden.
Ons reserveringssysteem voor vergaderruimtes bevat een zelfregistratie functie waarmee bezoekers zichzelf kunnen inchecken. Bij het inchecken stuurt het systeem automatisch een melding naar de organisator per e-mail of tekst / sms.
Bestel catering en aanvullende services
Stroomlijn uw vergaderplanning met ons reserveringssysteem voor vergaderruimtes waarmee u kamers kunt boeken via een interactieve plattegrond,
waarmee u snel verschillende services kunt bestellen tijdens het maken van de vergadering in Microsoft Outlook ® .
Bestel services, zoals catering, AV-apparatuur, tafelindeling of andere interne- of externe services.
Het meetingroom reserveringssysteem voor vergaderruimtes, Resource Central,
ondersteunt de dienstverleners bij het afhandelen van bestellingen van creatie tot levering.
Betrokken medewerkers of externe leveranciers ontvangen automatisch binnenkomende bestellingen.
Betrokkenen hoeven niet handmatig wijzigingen aan te brengen,
omdat Resource Central wijzigingen en annuleringen afhandelt.
